La facilitazione delle riunioni: che cos'è e perché serve al mio gruppo

di Lucilla Borio

Il momento della riunione dovrebbe idealmente rappresentare per un gruppo, una cooperativa o una qualsiasi altra forma associativa un gran bel momento di incontro ed elaborazione collettiva di idee e progetti comuni. Attraverso l’elaborazione e grazie all’intelligenza collettiva, le idee si trasformano in azioni mirate al raggiungimento degli obiettivi comuni. In un contesto laico, la riunione può assumere la funzione di un rituale che rinsalda i legami personali ed il senso di appartenenza al contesto scelto, esercitando in modo evoluto la funzione “politica” del gruppo nell’operare scelte strategiche e dare il via a progetti ed attività pratiche condivise. Insomma, un momento vivificante ed entusiasmante, in cui incontrarsi tra “compagni di viaggio” e decidere insieme cosa fare, un momento da accogliere con grande gioia ed alte aspettative... ma è davvero così ?
Nella realtà, la notizia di essere convocati ad una riunione provoca spesso nei partecipanti sensazioni non proprio gradevoli, che vanno da un lieve fastidio ad una vera e propria ansia, unita ad un senso di disagio nell’immaginare la situazione che si troveranno a vivere: un incontro disfunzionale, caotico, spesso inutile e frustrante.

E voi che esperienza avete? Provate a vedere se il test vi ricorda qualcosa di familiare!

Test rapido per capire se al tuo gruppo serve la facilitazione
o Le riunioni spesso iniziano e terminano in ritardo rispetto all’ora di convocazione
o L’Ordine del Giorno non viene comunicato prima della riunione, e durante la riunione non è visibile
o E’ difficile contribuire all’Ordine del Giorno con proposte e idee personali
o Ad ogni argomento non viene assegnato un tempo specifico
o In riunione ci sono alcune persone che parlano molto e altre che non parlano affatto
o Ci sono prevaricazioni e spesso non viene rispettato il turno di parola
o Perdiamo molto tempo con argomenti fuori tema e giriamo “a vuoto”
o Non prendiamo appunti su una lavagna a fogli o in altro modo visibile a tutti
o Le decisioni non vengono prese in modo chiaro e condiviso
o Il contenuto stesso delle decisioni non è chiaro e condiviso da tutti i membri del gruppo
o Molte decisioni prese in riunione non vengono messe in pratica
o Non è chiaro dove vengono custoditi i verbali delle riunioni e che uso ne viene fatto
o La riunioni sono faticose, noiose e non si fanno pause
o Si sta sempre seduti e non si usano tecniche di partecipazione attiva
o Al termine della riunione non facciamo nessuna valutazione del lavoro svolto
o Il clima relazionale del gruppo è problematico
o Ci sono persone stressate dai troppi incarichi ed altre piuttosto passive
o Non riusciamo a realizzare le finalità dello statuto o della carta di intenti
o Siamo in una situazione di conflitto che ci tiene bloccati
o Poche persone partecipano alle riunioni del gruppo, alcuni abbandonano la riunione prima del termine
o Stiamo perdendo membri e non capiamo perché

Se vi identificate in almeno la metà di queste frasi, è chiaro che il vostro gruppo ha bisogno di facilitazione! Ma cosa significa questa parola, ancora (ahimè) poco conosciuta nella cultura italiana?
Facilitare significa organizzare le riunioni in modo razionale, efficiente e partecipativo, per dar modo a tutti i membri del gruppo di contribuire al processo decisionale con la propria creatività e responsabilità.
Il fine della facilitazione è il bilanciamento dei tre vertici del triangolo del Processo di gruppo che evidenzia gli aspetti fondamentali della collaborazione: risultato (cosa facciamo insieme, gli obiettivi), processo (come lavoriamo insieme, la modalità), relazione (come stiamo tra di noi, le persone).
Il facilitatore è la guida imparziale del processo di gruppo, rispetta e cura la relazione tra le persone e si impegna affinché il gruppo prenda le migliori decisioni possibili per realizzare i propri obiettivi. Volete saperne di più? Allora ... al prossimo numero!

Lucilla Borio, Ecovillaggio Torri Superiore
CLIPS – Community Learning Incubator Programme for Sustainability
Coordinatrice per l’Italia di IIFAC - International Institute for Facilitation and Change